Produtividade: 6 passos para se organizar e ser mais produtivo

produtividade

Hoje em dia muitas pessoas sofrem com a pressão pela produtividade. Especialmente no caso dos empresários, a rotina costuma ser bastante atribulada, cheia de pendências para resolver. E o pior é que todas são muito importantes.

Definir prioridades, não se esquecer de compromissos e responsabilidades, dar atenção aos colaboradores e ainda se manter atento às novidades do mercado… Ufa! É cansativo só de pensar, certo?

A organização é um dos pilares de uma boa gestão, mas também um dos seus maiores desafios. Quando todas as pendências se acumulam, fica difícil identificar por onde começar e tudo vira uma bola de neve.

Por isso, neste artigo você vai conferir um método simples que você pode adotar em 6 passos, tornando sua rotina mais organizada e leve. Vamos lá?

O inventário da sua rotina

Criar um inventário para sua rotina é o método mais eficaz de gerir seus compromissos da melhor forma possível. Isso porque, quando você registra todas as suas demandas (seja no papel, no celular ou no computador) você consegue visualizar melhor as prioridades.

Quando os pensamentos ficam “dançando” na sua cabeça é muito mais fácil se perder em tudo que precisa ser feito, além de provocar um desgaste mental muito grande — e ninguém gosta de ficar com dor de cabeça.

Portanto, se você sente que está sendo engolido pela rotina e que seu trabalho está atropelando outras prioridades da sua vida, essa metodologia vai te ajudar.

6 passos para alcançar a produtividade

Ser produtivo pode ser mais simples do que você imagina. É claro que vai te demandar um certo esforço no sentido de se disciplinar a comprir com essa metodologia. Em outras palavras, você terá que fazer dela um hábito diário, até que se torne uma ação automática e natural.

Sendo assim, adotando uma visão prática, os passos que você precisará executar são:

1. Fazer uma lista

Você já deve ter visto essa dica em outros lugares quando se trata de produtividade. Assim como mencionamos antes, registrar todos os compromissos em uma lista é o primeiro passo para ser mais produtivo. É uma etapa tradicional.

O importante é se lembrar de não incluir apenas o que se relaciona ao trabalho. Ou seja, coloque tudo que vai ocupar tempo no seu dia, inclusive atividades de lazer e deslocamento.

Não se esqueça de revisar essa lista, fazendo uma avaliação bem criteriosa. Se estiver muito longa, veja o que pode ser retirado ou combinado com outra tarefa. Você deve ser bem realista quanto ao que pode cumprir, ou os passos seguintes vão ficar bem complicados.

2. Estabeleça uma divisão percentual

Com a sua lista pronta e revisada, você terá que atribuir uma porcentagem a cada tarefa, correspondente ao tempo do seu dia que você gasta para executá-la. 

Sendo assim, lembre-se de que o total deve ser de 100%. Por isso, utilizar uma planilha que forme um gráfico de pizza pode te ajudar a visualizar e gerir melhor todo esse processo.

3. Defina as prioridades

Por natureza, somos inclinados a querer dar conta de muitas coisas em um curto período de tempo. Mas não podemos esquecer que a produtividade também considera a qualidade!

Ou seja, de nada adianta fazer tudo, se nada for bem feito. Sendo assim, definir prioridades se trata de avaliar se o tempo que você destinou à determinada tarefa é realmente suficiente para cumprí-la da melhor forma.

Portanto, volte às porcentagens e revise cada uma delas. O tempo destinado a cada uma é justo? Com essa visão, você poderá ajustar os valores e até passar atividades para uma espécie de “lista de espera”, para o caso de você conseguir cumprir as demandas anteriores.

Não tenha pena de cortar alguns compromissos da lista. Isso faz parte do processo de definir prioridades e focar no que é realmente importante naquele momento.

4. Categorize as atividades

Você acha que se organizar é apenas sobre definir prioridades? Se enganou. Uma organização completa é aquela que traduz as prioridades em ações. 

Em outras palavras, você precisará transformar as prioridades em categorias e subcategorias, ou seja, incluindo atividades que você precisará executar dentro daquelas demandas.

Você pode utilizar ferramentas de produtividade como Trello ou Asana, por exemplo, para ter toda essa informação organizada de forma mais visual. Não se esqueça de incluir a porcentagem de tempo que você definiu antes, ok?

5. Trabalhe como checklists

Com as categorias e subcategorias bem organizadas, você finalmente pode se orientar por um checklist. 

Diferentemente de uma lista de tarefas pouco articulada, que facilmente pode te deixar ainda mais ansioso, trabalhando com o checklist você tem como guia diversas pequenas atividades, que vão sendo concluídas aos poucos e com qualidade.

6. Coloque tudo em prática por meio de sprints

A falta de organização não é a única inimiga da produtividade. Aqui também podemos mencionar a procrastinação e as distrações que nos cercam todos os dias — pessoas próximas e redes sociais, por exemplo.

Lidar com essas questões é o seu último desafio aqui. Uma técnica que funciona muito bem é a de trabalho por sprints. Segundo esse método, você trabalha por períodos curtos, mas de foco total na tarefa que está sendo executada, fazendo intervalos frequentes.

Você pode usar a técnica pomodoro, por exemplo. Nesse modelo de gestão de tempo, você divide seus momentos de atenção plena em períodos de 25 minutos, fazendo intervalos de 5 minutos entre eles. Assim, você se torna mais produtivo em ciclos que duram meia hora, no total. 

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