Troca de contabilidade: saiba como funciona e como fazer

troca de contabilidade

Você empresário pode já ter se perguntado, alguma vez, se é possível trocar de contador. Sim, a troca de contabilidade é indicada quando você sente que o serviço atual não está satisfazendo as necessidades da sua empresa.

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, todo empresário tem o direito de substituir a parceria se ela não corresponder às suas expectativas.

No geral, o processo é bastante simples, mas exige muita atenção. Isso porque, além de analisar possíveis cláusulas de multa por rescisão no contrato, é preciso levantar todos os documentos necessários para o trâmite e definir o novo contador. 

Se você está em dúvida se é o momento certo para fazer a troca de contabilidade na sua empresa, este artigo vai te ajudar. Acompanhe!

Quando trocar de contador?

A troca de contabilidade não tem uma regra específica sobre quando ela deve acontecer. O ideal é que o empresário aplique essa medida logo que observar algum descontentamento com o serviço, evitando problemas maiores no futuro.

Ou seja, nada de ficar esperando pendências com o Fisco para procurar uma parceria mais assertiva, ok? 

Isso só fará com que você tenha que lidar com o processo de troca e com as consequências das falhas do contador anterior.

Sendo assim, fique de olho em aspectos que podem te ajudar a identificar se é o momento de fazer a substituição, como:

  • Atendimento que deixa a desejar; 
  • Dificuldade de comunicação; 
  • Descumprimento de prazos; 
  • Processos e ferramentas desatualizados; 
  • Falta de proatividade;
  • Ausência de atualização quanto às mudanças da legislação.

Tudo isso acaba desgastando o relacionamento entre empresa e contabilidade. Considerando que esse é um setor fundamental para o desenvolvimento do negócio, esses pequenos problemas não podem ser ignorados.

De maneira geral, a época do ano mais indicada para realizar a troca de contabilidade é logo no início. Assim, todas as pendências e metas já passam a ser do novo contador, o que facilita o processo de alinhamento. 

Como funciona a troca de contabilidade?

A troca de contabilidade deve ser um processo tranquilo, amigável e profissional. 

Pensando nisso, o Conselho Federal de Contabilidade contribui com esse processo por meio da Resolução 987/2003. Ela estabelece que responsabilidade técnica será regulada pelo contrato (novo profissional) e pelo distrato (antigo profissional).

Considerando tudo isso, podemos listar o passo a passo para fazer essa substituição de maneira correta e sem deixar nada para trás. Confira:

1. Consultar seu contrato atual

O primeiro passo é ler seu contrato de prestação de serviço, firmado com seu contador. Isso serve para você entendê-lo e ficar por dentro das cláusulas que determinam as formas de rescisão.

Lembre-se de fazer isso com muito profissionalismo e mantendo contato com seu até então, atual contador.

2. Verificar pendências

Essa etapa precisa ser seguida com minúcia. Você deverá identificar se o contador atual deixou alguma pendência ou atividades pela metade. 

Para que você tenha a segurança de que nada está ficando sem solução, o ideal é avaliar toda a documentação dos últimos 5 anos. 

Isso é uma tarefa árdua, sem dúvidas, mas vale a pena pela tranquilidade de encerrar tudo sabendo que nenhum débito faltou a ser quitado, por exemplo.

De qualquer forma, mesmo se você encontrar algum problema após já estar com um novo contador, é importante dizer que a responsabilidade por resolver a questão pode continuar sendo do parceiro anterior. Esse tipo de informação deverá constar no distrato de serviços.

3. Oficializar a decisão

É preciso informar ao contador com antecedência que você estará encerrando a parceria com ele. 

Por meio de um contato formal, que pode ser por e-mail ou pessoalmente, você deverá:

  • Apresentar um pedido formal para o encerramento;
  • Informar a data de término do serviço (geralmente um período de 30 dias);
  • Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;
  • Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;
  • Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.

4. Contratar um novo serviço de contabilidade

Antes mesmo de comunicar ao seu contador atual sobre a troca, é importante que você já tenha definido qual será o novo responsável por essas demandas da sua empresa.

Assim, a data de início do novo contrato pode ser estabelecida para um dia depois do encerramento do contrato atual. 

Esse novo parceiro poderá, inclusive, te ajudar a lidar com algumas das demandas do processo de troca de contabilidade.

Por isso, certifique-se de escolher um escritório que seja compatível com suas expectativas e que esteja bem posicionado no mercado, acompanhando as inovações no setor de contabilidade.

Gostou dessas dicas sobre troca de contabilidade? Saiba também como escolher entre contabilidade online e digital!

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