5 vantagens da certificação digital para sua empresa

certificação digital

Com a correria do dia a dia, é cada vez mais comum que as pessoas optem por resolver vários assuntos por canais online, seja utilizando tablet, notebook, desktop, celulares, ou qualquer aparelho com acesso à internet. É aí que a certificação digital passa a ser uma solução.

A adesão das pessoas ao modelo de transações digitais tem crescido nos últimos anos, especialmente pela possibilidade de pagar as contas e transferir dinheiro sem precisar enfrentar as filas das agências bancárias ou casas lotéricas. 

Com a pandemia, esse processo se acelerou. Segundo dados do World Retail Banking Report 2020 divulgados pela revista Exame, atualmente 57% das pessoas preferem usar o internet banking. 

Mesmo com esse aumento significativo, muitos ainda têm medo de que suas informações pessoais e confidenciais caiam na rede e isso gere prejuízos para si e também para sua empresa.

Por isso, aqui você vai entender melhor o que é a certificação digital e como esse recurso permite resolver tudo pela internet de maneira segura e eficiente. Acompanhe!

O que é a certificação digital?

A certificação digital é uma identificação eletrônica que permite ao usuário assinar digitalmente todos os documentos, garantindo que seus dados permaneçam protegidos.

Esse recurso é fruto da transformação digital, tendo surgido como uma forma de facilitar a rotina de trabalho e garantir a segurança das transações online, visto que é uma tecnologia protegida por complexa criptografia.

Em outras palavras, a certificação digital funciona como um CPF ou CNPJ eletrônico, prezando pela autenticidade, confidencialidade e integridade dos dados eletrônicos.

O uso do certificado digital cresceu bastante desde 2014 essa modalidade deve se expandir ainda mais, considerando que para algumas empresas ela é uma obrigatoriedade. 

De maneira geral, outros setores também tendem a adotar cada vez mais a certificação digital, como classe médica, advogados e, principalmente, a pessoa física.

O principal motivo para criação desse sistema de certificação foi facilitar e assegurar a interação entre empresas, governos e pessoas. 

Dessa forma, a presença física torna-se cada vez mais dispensável, já que a legislação reconhece documentos assinados digitalmente como sendo legítimos. Isso dispensa algumas burocracias como reconhecimento de firma e acúmulo de papelada para garantir a validade de informações.

Quais as vantagens da certificação digital para empresas?

Além dos benefícios para pessoa física (interagir com secretarias eletronicamente, assinar contratos a distância, revisar e retificar dados na Receita, recuperar declarações antigas, acompanhar a malha fiscal, entre outras), a certificação digital é muito vantajosa para as empresas. 

Podemos destacar como as principais vantagens:

1. Garante a segurança

Um dos motivos pelo quais o uso de certificados digitais vem crescendo consideravelmente é a quantidade de crimes cibernéticos que ocorrem no Brasil. Só durante a pandemia, os ataques tiveram um aumento de mais de 300%.

Esses dados mostram que investir em alternativas seguras não é uma opção, mas sim uma necessidade. 

Além disso, com a certificação digital, você estará amparado por lei e não correrá riscos de fraudes, pois o arquivo é bloqueado para edições. Para além disso, toda a troca é criptografada, o que a torna inacessível a terceiros.

2. Permite a mobilidade

Não precisar se deslocar apenas para assinar um documento é uma grande vantagem, especialmente no contexto de trabalho remoto. Com a certificação digital é possível formalizar negócios a longas distâncias, com praticidade.

Um empresário no Brasil pode concretizar negócios com empresários de qualquer parte do mundo, basta acessar a plataforma de assinaturas por um dispositivo com acesso à internet. 

3. Reduz custos

Com o certificado digital você estará economizando ao eliminar despesas como impressão de documentos, reconhecimento de firma em cartórios ou procedimentos de faturamento e logística, por exemplo. 

Pode parecer que são coisas pequenas e sem muito impacto financeiro, mas fazendo um levantamento mensal de tudo isso, você perceberá que a redução será expressiva.

4. Reduz a burocracia

Já parou para pensar no tempo que sua empresa gasta com burocracias? Uma forma de otimizar o tempo e a produtividade do negócio é buscar uma forma de reduzir esses processos.

A certificação digital permite realizar transações bancárias, emitir notas fiscais e até liberar a chave de conectividade do FGTS na Caixa Econômica Federal. Tudo sem deslocamento e filas.

5. Mantém as obrigações em dia

A certificação digital ajuda a empresa a se manter em dia com suas obrigações para com o governo. Por meio dela, é possível:

  • Cadastrar, cancelar e consultar procurações no e-CAC, da Receita Federal;
  • Transmitir declarações para a Receita, como demonstrativos, DACON, DCTF, DIPJ, DIRF e DSPJ;
  • Acessar o chamado Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC);
  • Emitir e parcelar o DAS (para as registradas no Simples Nacional).

Saiba também um pouco mais sobre os benefícios do certificado digital para pessoa física.

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